保有個人データの開示等に関する手続

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保有個人データの開示等に関する手続

当社は、ご本人様もしくはその代理人からのご請求により、当社の保有する個人情報のうち、保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去及び第三者提供の停止(以下「開示等」といいます)をする場合の手続を以下のとおり公表いたします。

1.開示等の区分

先述の通り、開示等の対象となるのは、個人情報のうち、保有個人データに限られます。ご請求できる開示等は下記の通りとなります。

  • 1.利用目的の通知
  • 2.開示
  • 3.訂正
  • 4.追加
  • 5.削除
  • 6.利用停止
  • 7.消去
  • 8.第三者提供の停止
2.開示等のご請求及びご相談の相談窓口

当社における保有個人データの開示等のご請求及び個人情報の取扱いに関するご相談もしくは苦情の受付窓口は以下のとおりです。

  • 1.住所
    〒812-0016 
    福岡県福岡市東区松島1-44-12
    株式会社協同医学研究所 
    品質管理部 個人情報保護相談窓口

  • 2.電話番号/FAX番号
    092-622-1802/092-629-5033

  • 3.受付時間
    月曜~金曜(祝日、年末年始は除く) 9:00~12:00、13:00~17:00

3.開示等のご請求の手続
(1)相談窓口への郵送

ご本人様からご請求される場合は、以下の書類4点を揃えて、相談窓口宛に簡易書留または特定記録郵便にてご郵送してください。

ご郵送頂く書類等
  • ① 「保有個人データ開示等請求書
  • ② 「ご本人様確認書類」住民票の写し(詳しくは、下記(2)をご覧ください)
  • ③ 「ご本人様確認書類」運転免許証のコピー等(詳しくは、下記(2)をご覧ください)
  • ④ 手数料相当分の郵便切手(詳しくは、下記(3)をご覧ください)

    ※「保有個人データ開示等請求書」がダウンロード(印刷)できない場合は、「3.相談窓口」へ、書面の郵送をご連絡下さい。
    なお、未成年(既婚者を除く満20歳未満)がご本人様の場合は、「保有個人データ開示等請求書」の同意欄に親権者・後見人の署名押印も必要となります(以下に記載する親権者・後見人による代理請求を選択することもできます)。

未成年、成年被後見人等のご本人様の「法定代理人」、もしくはご本人様から委任を受けた「任意代理人」からご請求される場合は、更に下記書類3点ないしは4点を追加してください。


法定代理人の場合
  • ⑤ 法定代理人であることを証する書面
  • ⑥ 代理人の「本人確認書類」住民票の写し
  • ⑦ 代理人の「本人確認書類」運転免許証のコピー等
任意代理人の場合
  • ⑤’当社所定の委任状 および ご本人様の印鑑登録証明書
  • ⑥ 代理人の「本人確認書類」住民票の写し
  • ⑦ 代理人の「本人確認書類」運転免許証のコピー等

(詳しくは、下記(4)をご覧ください)

※「委任状」がダウンロード(印刷)できない場合は、「3.相談窓口」へ、書面の郵送をご連絡下さい。なお、ご提出いただくこれらの書類自体が個人情報となりますので取り扱いにご注意下さい。

(2)本人確認書類 [(1)② ③ に該当するもの ]

次の ① 及び ② の書類を併せてご郵送ください。

①住民票の写し[(1)② に該当するもの ]
②運転免許証、健康保険の被保険者証、個人番号カード、在留カード、特別永住者証明書または特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書等のコピー[(1)③ に該当するもの ]

(3)手数料 [(1)④ に該当するもの ]

ご請求に対しては、「4. 開示等・不開示等の決定の通知」で後述するように、原則として、書面の郵送(簡易書留)をもってご回答申し上げます。
このため、郵便料金を含めた事務手数料として1件540円を定めています。
1つのご請求につき、郵便切手540円分を開示等の請求書に同封してください。
複数のご請求を同時にされる場合は、その合計金額分としてください。原則として、1つのご請求ごとに別々にご回答申し上げます。

※当社が開示等のご請求に応じられない場合も、その旨、書面にて回答することとしていますので、この手数料は返金いたしません。ご了承ください。
※回答の添付書類が多くなったり、送付先が国外であったりする場合で、郵送料の実費が500円を超える場合は、追加負担をお願いすることがあります。予めご承知おきください。

(4)代理人による開示等の請求の手続 [(1)⑤ ⑥ ⑦ もしくは⑤’ ⑥ ⑦ に該当するもの ]

開示等のご請求をされる方が、代理である場合には、次の①及び②の書類も併せてご郵送ください。
なお、未成年(既婚者を除く満20歳未満)がご本人様の場合は、以下に記載する親権者・後見人による代理請求の他、親権者・後見人の同意を得て、本人請求とすることもできます。

① 代理権を確認するための書類[(1)⑤もしくは⑤’ に該当するもの ]
ア 法定代理人の場合[(1)⑤ に該当するもの ]

下記の中からいずれか1点をご提出ください。

ご本人様が未成年の場合

・本人の戸籍抄本:3ヶ月以内に作成された原本
・住民票の写し(本人と法定代理人の両者が記載されているもの):3か月以内に作成された原本
・扶養家族が記入された保険証のコピー

ご本人様が成年被後見人の場合

・後見登記の登記事項証明書:3ヶ月以内に作成された原本

イ 任意代理人の場合[(1)⑤’ に該当するもの ]

下記の2点どちらもご提出ください。
・当社所定の委任状
・ご本人様の印鑑登録証明書
いずれも3か月以内に作成された原本
なお、このご本人様の印鑑証明書を提出する場合に限り、(1)②「ご本人様確認書類」住民票の写しを省略することができます。

② 代理人の本人確認書類[(1)⑥ ⑦ に該当するもの ]

上記(2)に掲げる本人確認書類と同等のもの2点を、併せてご送付してください。

4.開示等・不開示等の決定の通知
(1)保有個人データ開示等決定通知書の通知

当社は、ご請求のあった保有個人データの開示等を行う決定をしたときは、ご本人様または代理人に対し、必要に応じて参考書類を添付の上「保有個人データ開示等決定通知書」を送付することにより通知いたします。
なお、一部を不開示とする場合は、その内容と理由も併せてお知らせします。

(2)保有個人データ不開示等決定通知書の通知

当社は、ご請求のあった保有個人データの開示等を行わない決定をしたときは、ご本人様または代理人に対し、その理由を含め、「保有個人データ不開示等決定通知書」の送付により通知いたします。

(3)通知の時期等

当社は、「保有個人データ開示等決定通知書」または「保有個人データ不開示等決定通知書」をお客様に2週間以内を目途に通知するよう努めます。
ただし、調査に時間がかかる等諸事情により必ずしも2週間以内に通知できない場合がありますので、あらかじめご承知おき願います。

5.ご請求に応じられない場合など
(1)特別な取扱を要する場合

以下の場合には、ご確認もしくはご来社など一定の要件を満たしたうえで応じることとなります。

① 要配慮個人情報

代理人からのご請求の対象に、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実等)が含まれている場合には、より慎重を期すため、別途、ご本人に対して、電話等で開示等の意思を直接確認する場合があります。確認が取れるまでの間、通常よりもご回答に時間を要することがあります。

② 個人識別符号

ご請求の対象が個人識別符号の一部で、「指紋認識データ」、「顔認識データ」など、書面での回答に適さない情報の場合があります。このときは、例外的にご来社による開示等をご案内することがあります。

(2)ご請求の再提出を要する場合

以下の場合には、不備な箇所を修正したうえで、当社所定の手続に従い申請書類の再提出をお願いします。

  • ・当社指定の請求書類を使用していない場合
  • ・提出に必要な書類が足りない場合
  • ・請求書に記載された事項ではご本人様を特定できない場合
  • ・申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しない場合等、ご本人様からの請求であることが確認できない場合
  • ・代理人による申請に際して、その代理権が確認できない場合
  • ・その他、ご提出いただいた申請書類に不備があった場合
  • ・当社が定める手続ではなく請求された場合

(3)ご請求をお断りする場合

以下の場合には、ご請求される保有個人データの開示等に応じることはできません。

  • ・保有個人データの開示等により、ご本人様または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • ・保有個人データの開示等により、当社の権利または正当な利益を害するおそれ、あるいは当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • ・保有個人データの開示等により、他の法令に違反する場合、または他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
  • ・ご請求の措置に多額の費用を要する場合その他の措置をとることが困難であり、かつご本人様の権利利益を保護するため必要な代替措置をとった場合
6.その他
(1)開示等請求手続きに関する個人情報
① 個人情報

保有個人データの開示等の求めに際して、当社が取得した開示等請求書、ご本人様・代理人の本人確認書類、委任状等の書類、および当社が送付した「保有個人データ開示等決定通知書」「保有個人データ不開示等決定通知書」の控え(以下、「取得した個人情報」という)は、全て個人情報として取扱います。

② 利用目的

取得した個人情報は、ご請求への回答上必要な手続きの履行のみを利用目的として使用します。

③ 第三者への提供

取得した個人情報は、事前のご本人様からの同意なく第三者へ開示・提供を行うことはありません。

④ 委託

取得した個人情報の取扱いの全部または一部を外部へ委託することはありません。

⑤ 安全管理措置及び保管・廃棄

取得した個人情報は、当社で定めた期間、厳重に保管した後、適切な方法で廃棄もしくは消去します。

⑥ 返還・再発行

取得した個人情報を返還することはありません。
また、「保有個人データ開示等決定通知書」「保有個人データ不開示等決定通知書」の再発行を必要とするときは、再度、ここに記載したご請求手続きを行なってください。一つのご請求手続きに対しては、一通の通知書の発行で対応することとしています。


(2)苦情相談

当社は、認定個人情報保護団体 一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の対象事業者です。当社の個人情報保護の取り扱いに関する苦情・相談等がありましたら、同団体相談窓口へご相談ください。

電話:0120-116-213/0120-700-779 (受付時間:9:30~12:00 13:00~16:30)


(3)改定

今後、当「保有個人データの開示等に関する手続」の全部、または一部を改定することがあります。その際は当社のこのサイト上でお知らせします。

2020年12月1日